Zaległości VAT sprzed lat potrafią doprowadzić do upadłości. Mechanizm, który warto znać

Notowana na GPW Krakchemia – dystrybutor granulatów tworzyw sztucznych i chemii – złożyła do sądu wniosek o ogłoszenie upadłości. Spółka wiąże swoje problemy z gwałtownym spadkiem przychodów i utratą zaufania części kontrahentów. Załamanie współpracy handlowej było konsekwencją obciążeń podatkowych z przeszłości.

Zobowiązania dotyczą podatku VAT za lata 2013–2015 i wynoszą 76,8 mln zł. W ocenie spółki to właśnie wymagalne zaległości sprawiły, że dostawcy ograniczyli współpracę. Przychody stopniały z 80,2 mln zł w 2023 r. do 44,6 mln zł w 2024 r. i 25 mln zł w 2025 r. Strata netto za trzy lata sięgnęła 94 mln zł. W ostatnim okresie znaczący inwestorzy, m.in. Jerzy Mazgaj, sprzedawali duże pakiety akcji – jego udział spadł z 46,86 proc. akcji w marcu do 8,89 proc. głosów przed czerwcowym walnym zgromadzeniem.

Dług podatkowy nie jest zwykłym zobowiązaniem. Nie podlega negocjacjom, przedawnia się dopiero po latach, a urząd skarbowy ma uprzywilejowaną pozycję egzekucyjną. Już sama informacja o zaległościach – choćby nieujawniona w KRS – potrafi przeciec do kontrahentów i zmienić ich ocenę ryzyka.

Kontrahenci reagują na sygnały ostrzegawcze: dostawcy żądają przedpłat i ograniczają limity kredytowe, odbiorcy szukają alternatywnych źródeł, banki rewidują finansowanie. W efekcie powstaje pętla – spadają przychody, więc jeszcze trudniej spłacić długi. Historia Krakchemii pokazuje, że ryzyko podatkowe z przeszłości może uderzyć ze zdwojoną siłą właśnie wtedy, gdy firma próbuje się odbudować.

Po pierwsze: zidentyfikuj realne ryzyko podatkowe. Przeprowadź wewnętrzny przegląd deklaracji VAT za ostatnie lata – najlepiej z udziałem doradcy podatkowego lub audytora. Sprawdź, czy wszystkie transakcje były opodatkowane prawidłową stawką, czy dokumentacja (faktury, umowy, korekty) jest kompletna i czy nie ma rozbieżności mogących zainteresować urząd. Warto też oszacować, czy kwota potencjalnych zobowiązań nie wymaga utworzenia rezerwy w księgach.

Po drugie: zbuduj system monitorowania. Odpowiedzialność za rozliczenia nie może spoczywać wyłącznie na jednej osobie w księgowości. Właściciel i członkowie zarządu powinni regularnie otrzymywać raporty o statusie zobowiązań i ryzykach. Wprowadź kalendarz podatkowy z wewnętrznymi alertami na 30 i 14 dni przed terminem płatności, a także procedurę weryfikacji nowych zdarzeń gospodarczych pod kątem skutków VAT.

Po trzecie: przygotuj się na sytuacje nietypowe. Kontrola skarbowa, wezwanie do wyjaśnień, zajęcie konta – każda z tych sytuacji może spotkać firmę nawet wtedy, gdy uważa swoje rozliczenia za prawidłowe. Opracuj plan awaryjny: kto w firmie prowadzi rozmowy z urzędem, kto przygotowuje dokumenty, jakie informacje mogą być przekazywane kontrahentom. Ważne jest też, aby nie składać obietnic, których firma nie może dotrzymać.

Po czwarte: regularnie przeprowadzaj audyt wewnętrzny – nie czekaj na kontrolę z zewnątrz. Przegląd procesów księgowych i podatkowych powinien być robiony co najmniej raz w roku. Audyt pozwala wychwycić błędy systemowe, np. w klasyfikacji stawek VAT, zanim staną się one podstawą do naliczenia odsetek. Jeśli firma planuje pozyskanie finansowania lub ma ważnych kontrahentów, warto rozszerzyć audyt o elementy due diligence – weryfikację ryzyk podatkowych przez niezależnego eksperta.

Niezależny audyt podatkowy to nie tylko narzędzie wykrywania błędów, ale też sposób na budowanie wiarygodności. Raport z przeglądu może być przedstawiony bankowi, inwestorowi lub kluczowemu kontrahentowi jako dowód, że firma kontroluje swoje zobowiązania. W sytuacji, gdy problemy już się pojawiły, doradca podatkowy pomaga oszacować skalę ryzyka i negocjować z urzędem warunki spłaty, zanim sprawa trafi do egzekucji lub upadłości.

Sytuacja Krakchemii nie jest odosobniona. Każda firma, która ma lub może mieć zaległości podatkowe, stoi przed podobnym ryzykiem – niezależnie od branży, skali przychodów czy pozycji rynkowej. Kluczem jest nie tylko poprawne rozliczanie podatków na bieżąco, ale też regularne testowanie, czy Twoja dokumentacja i procedury wytrzymałyby kontrolę. To, co dziś wydaje się problemem z przeszłości, jutro może stać się powodem utraty zaufania i finansowej zapaści.