Progi podatkowe bez waloryzacji: dlaczego jednorazowa zmiana progu to pułapka dla firm

Resort finansów przygotował projekt ustawy, który podnosi próg podatkowy ze 120 tys. zł do 130 tys. zł, a jednocześnie wprowadza stawkę PIT na poziomie 24 proc. dla dochodów w przedziale 130–150 tys. zł. To zmiana jednorazowa – nie zawiera mechanizmu, który korygowałby wysokość progu w kolejnych latach.

Do projektu odniosła się minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska. Pozytywnie oceniła kierunek zmiany, zwróciła jednak uwagę, że projekt jedynie jednorazowo rozwiązuje problem utraty realnej wartości progów. W jej ocenie wraz ze wzrostem cen i wynagrodzeń coraz większa liczba podatników może być obejmowana wyższymi stawkami podatkowymi z powodu nominalnego wzrostu dochodów, a nie realnego zwiększenia ich siły nabywczej.

Warto podkreślić: opisane rozwiązania to projekt zmian oraz stanowisko do niego, a nie obowiązujące przepisy. Na moment publikacji nie przesądzają one o wysokości progów ani stawek.

Propozycja minister zakłada, że kwoty progów określone w ustawie o PIT podlegałyby corocznej waloryzacji od 1 stycznia. Mechanizm byłby trzystopniowy: pierwszy krok to punkt odniesienia, czyli wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych w pierwszych trzech kwartałach poprzedniego roku w stosunku do analogicznego okresu rok wcześniej. Drugi krok to ogłoszenie tego wskaźnika przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Trzeci krok to wejście nowych wysokości progów w życie automatycznie od 1 stycznia każdego roku — bez potrzeby każdorazowej nowelizacji ustawy.

Z szerszej perspektywy chodzi o mechanizm, który dotyczy każdego progu ustalanego raz na długi okres. Przy stałej kwocie progu rośnie znaczenie efektu, w którym podatnik obejmowany jest wyższą stawką wyłącznie dlatego, że jego dochód wzrósł nominalnie. Dla firmy to nie jest wyłącznie sprawa pracowników — to element planowania kosztów wynagrodzeń, budżetowania i prognoz finansowych.

Trzeba jednak zachować ostrożność: automatyczna waloryzacja to propozycja, a nie obowiązująca regulacja. Do czasu rozstrzygnięć ustawowych firmy pracują na przepisach aktualnych, a zmiany planują wariantowo.

Role i odpowiedzialność. Wiedza o projektowanych zmianach nie może kończyć się na właścicielu i głównej księgowej. Powinny ją mieć także: osoby odpowiedzialne za naliczanie wynagrodzeń, kadry, osoba budżetująca koszty zatrudnienia, kierownicy zespołów z prowizyjnym systemem wynagradzania, a także osoby na zastępstwach i nowo zatrudnieni. Warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za śledzenie losu projektu i za wdrożenie zmian w firmie, gdy przepisy wejdą w życie.

Sytuacje nietypowe. Standardowa lista płac nie pokazuje wszystkich przypadków. Trzeba przejść przez scenariusze, w których dochód pracownika wyraźnie się przesuwa: premie i nagrody wypłacane jednorazowo, wyrównania i zaległe wynagrodzenia, zmiany wymiaru etatu w trakcie roku, zmiany zatrudnienia w ciągu roku, pracownicy z więcej niż jednym źródłem dochodu. Osobno trzeba ustalić z doradcą podatkowym, jak stosować przepisy, jeśli zmiany wejdą w życie w trakcie roku obrotowego — to kwestia sposobu opodatkowania, a nie organizacji pracy.

Systemy i narzędzia. Sama wiedza nie wystarczy, jeśli system kadrowo-płacowy nie pozwala jej zastosować. Do sprawdzenia: czy progi i stawki są parametrami konfiguracyjnymi, czy da się je zmienić bez ingerencji w kod, kto odpowiada za aktualizację po wejściu przepisów, czy istnieje procedura testowania obliczeń na danych historycznych oraz czy kolejne wersje kalkulacji są archiwizowane. Osobno warto sprawdzić zgodność danych kadrowo-płacowych z danymi księgowymi, bo rozjazd między nimi najczęściej wychodzi dopiero przy zamknięciu roku.

Model finansowy i budżet. Najbezpieczniejsze podejście to policzenie kilku wariantów zamiast jednej prognozy: wariant z obecnymi przepisami, wariant z przyjętym projektem oraz wariant z przyjętym projektem i przyszłą waloryzacją progów. Dla każdego z nich warto sprawdzić wpływ na koszt pracodawcy, na płynność, na planowanie podwyżek i rekrutacji oraz na założenia wieloletniej prognozy finansowej. Założenia trzeba zapisać wraz z datą i źródłem, żeby po zmianie przepisów było wiadomo, co dokładnie je uzasadniało.

Przegląd wewnętrzny. Zanim kalkulacje trafią do organu, banku czy inwestora, warto je sprawdzić u siebie. Pomaga okresowy przegląd naliczania zaliczek, kontrola spójności danych osobowych, kadrowych i płacowych, a także lista pytań „co jeśli” — na przykład: co się dzieje, gdy przepisy wejdą w trakcie roku, gdy pracownik zmieni wymiar etatu albo gdy wypłata jednorazowa przesunie jego dochód. Taki przegląd procesów i kontroli wewnętrznej jest tańszy niż korekta po fakcie.

Dokumentacja i komunikacja. Ustalenia warto zebrać w jednym dokumencie: jakie założenia przyjęto, na jakiej podstawie i w jakim horyzoncie czasowym. Osobno przygotować spójny przekaz dla pracowników, zwłaszcza gdy zmiany mogą wpływać na wysokość wypłat — brak komunikacji zwykle rodzi więcej pytań niż sama zmiana przepisów.

Zmiany w progach i stawkach to obszar, w którym warto rozdzielić kompetencje. Sposób opodatkowania, interpretację przepisów i moment ich stosowania najlepiej ustalić z doradcą podatkowym. Osobno przegląd procesów płacowych, spójności danych i kontroli wewnętrznej pozwala wychwycić słabe punkty organizacyjne, które ujawniają się dopiero przy zmianie przepisów.

Przy planowaniu wieloletnim warto też zweryfikować założenia przyjęte w modelu finansowym i budżecie — czy są spójne z danymi historycznymi i czy da się je obronić przed bankiem, inwestorem lub audytorem. Weryfikacja danych finansowych w takich sytuacjach to nie formalność, lecz zabezpieczenie przed podejmowaniem decyzji na nieaktualnych założeniach.

Niezależnie od tego, czy projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie, mechanizm pozostaje ten sam: próg podatkowy ustalony raz na długi okres traci realną wartość, a jego skutki odczuwają zarówno podatnicy, jak i pracodawcy planujący koszty zatrudnienia.

Dlatego firma nie powinna czekać na ostateczny kształt przepisów. Wystarczy przygotować kilka wariantów kosztów, sprawdzić konfigurację systemów, przejść przez przypadki nietypowe i zrobić wewnętrzny przegląd — zanim zażądają tego przepisy, bank, inwestor czy organ kontroli.