Sztuczne struktury dywidend: czego nauczyła nas kontrola KAS w firmach komunalnych

KAS skontrolowała cztery spółki komunalne z woj. mazowieckiego za lata 2020-2021. Wypłaciły one dywidendy o łącznej wartości ponad 60 mln zł, stosując zwolnienie z podatku u źródła (WHT). Kontrolerzy odkryli, że środki trafiały najpierw do spółki w Luksemburgu, która nie prowadziła faktycznej działalności gospodarczej. Następnie pieniądze płynęły do innego podmiotu w UE, a ostatecznie do osób fizycznych w Polsce. Gdyby dywidendy wypłacono bezpośrednio tym osobom, spółki musiałyby zapłacić 19% zryczałtowanego podatku. KAS uznała strukturę za sztuczną i określiła zobowiązania na ok. 13 mln zł, które wraz z odsetkami sięgnęły 20 mln zł.

Zwolnienie z WHT przy dywidendach wymaga spełnienia warunków – m.in. odbiorca musi rzeczywiście prowadzić działalność gospodarczą. KAS coraz częściej stosuje klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania i bada substancję ekonomiczną transakcji. Nawet jeśli formalnie posiadacz udziałów ma siedzibę w kraju z preferencyjnym traktowaniem, brak realnej działalności może skutkować zakwestionowaniem zwolnienia. W omawianym przypadku luksemburska spółka pełniła jedynie rolę pośrednika – nie zatrudniała pracowników, nie posiadała biura ani nie generowała przychodów. To typowy schemat, na który fiskus zwraca uwagę.

Aby uniknąć zakwestionowania zwolnienia z podatku u źródła, warto regularnie weryfikować strukturę dywidendową. Oto konkretne kroki:

(a) Ludzie i role – w firmie musi być wyznaczona osoba odpowiedzialna za nadzór nad wypłatami dywidend (np. główny księgowy, dyrektor finansowy). Pracownicy działu księgowego powinni znać kryteria zwolnienia WHT i umieć ocenić, czy odbiorca ma rzeczywistą działalność. Warto przeszkolić też zarząd, który podejmuje decyzje o wypłacie.

(b) Sytuacje nietypowe – należy szczególnie uważać przy wypłatach do podmiotów w krajach o niskim opodatkowaniu, gdy struktura właścicielska zmienia się tuż przed dywidendą, lub gdy środki płyną dalej do osób fizycznych. Każdy łańcuch wypłat powinien być przeanalizowany pod kątem ekonomicznego uzasadnienia.

(c) Systemy i narzędzia – system ERP lub finansowy powinien umożliwiać śledzenie przepływów dywidend i generowanie raportów dla organów podatkowych. Warto wdrożyć procedury weryfikacji kontrahentów (np. sprawdzanie, czy mają rzeczywistą siedzibę, zatrudnienie, aktywa).

(d) Przegląd wewnętrzny – przynajmniej raz w roku warto przeprowadzić wewnętrzny audyt podatkowy (lub zlecić zewnętrznemu doradcy) obejmujący transakcje WHT. Audyt powinien zweryfikować dokumentację, np. certyfikaty rezydencji, umowy, sprawozdania finansowe odbiorców.

Profesjonalny audyt podatkowy (due diligence) przed wypłatą dywidendy może ujawnić słabości struktury. Audytorzy sprawdzają, czy spółka odbierająca dywidendę prowadzi rzeczywistą działalność – analizują jej bilans, zatrudnienie, koszty. Jeśli struktura budzi wątpliwości, doradcy mogą zalecić restrukturyzację lub rezygnację z wypłaty. W omawianym przypadku spółki mogły uniknąć kontroli, gdyby wcześniej zweryfikowały luksemburski podmiot.

Kontrola KAS w firmach komunalnych to nieodosobniony przypadek. Każda spółka wypłacająca dywidendy za granicę powinna pamiętać, że fiskus bada nie tylko dokumenty, ale rzeczywisty charakter transakcji. Zwolnienie z WHT nie przysługuje, jeśli odbiorca jest tylko „skrzynką pocztową”. Regularne audyty podatkowe i staranna dokumentacja to klucz do bezpieczeństwa. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem specjalizującym się w międzynarodowym prawie podatkowym.