Przedpłata bez weryfikacji kontrahenta — lekcja z organizacji, której klienci stracili dostęp do usług

Fundacja Renovatio oferowała karty sportowe osobom, które nie mogły uzyskać takiego benefitu za pośrednictwem pracodawcy. W zamian za wpłatę członkowską klienci mieli otrzymać dostęp m.in. do siłowni, basenów, klubów fitness i kortów. Ofertę promował w internecie Filip Chajzer.

Część klientów wpłaciła pieniądze, ale nie uzyskała dostępu do zamówionych pakietów. Problemy pojawiły się po zakończeniu współpracy fundacji z Medicover Sport. Organizacja złożyła wniosek o ogłoszenie upadłości, a prezes Librowski poinformował, że na koncie zostały 3 zł.

Według szacunków problem może dotyczyć od 60 do 80 osób. Dokładnej liczby klientów organizacja nie była w stanie ustalić — straciła dostęp do panelu Medicover, a jej strona internetowa nie pozwalała na pełne podsumowanie zapisów. Medicover podkreśla, że nie pobierał opłat od uczestników programu. Na razie nie ma informacji, czy klienci odzyskają wpłacone składki. Samo złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości nie oznacza jeszcze, że sąd ogłosił upadłość fundacji.

Model przedpłaty jest wygodny dla organizatora, bo finansuje usługę pieniędzmi klientów. Przenosi jednak ryzyko na wpłacającego. Dopóki usługa działa, wszystko wygląda poprawnie. Gdy współpraca między podmiotami się kończy albo dostawca traci płynność, klient staje się wierzycielem i czeka na zaspokojenie roszczeń.

Dla przedsiębiorców to lekcja w dwóch kierunkach. Jeśli firma sama przyjmuje przedpłaty, powinna zarządzać tym ryzykiem: prowadzić pełną ewidencję, jasno komunikować warunki i mieć plan na scenariusz zakończenia współpracy z podwykonawcą. Jeśli natomiast firma wpłaca komuś z góry, powinna traktować to jak każdą inną ekspozycję finansową — czyli zweryfikować kontrahenta, zanim pieniądze opuszczą konto.

Ludzie i role. Zasady weryfikacji kontrahentów powinni znać nie tylko właściciel i księgowość, ale też handlowcy, osoby podpisujące umowy oraz pracownicy operacyjni kontaktujący się z partnerem. Na zastępstwach i przy nowo zatrudnionych łatwo o pominięcie procedury, dlatego warto mieć krótką, spisaną checklistę i wskazanie, kto zatwierdza odstępstwa.

Sytuacje nietypowe. Standardowa umowa rzadko opisuje scenariusz, w którym kontrahent nagle traci możliwość realizacji usługi. Warto z góry ustalić, co dzieje się z wpłatami po zerwaniu współpracy, kto odpowiada za zwroty i jak wygląda komunikacja z klientami. Dotyczy to też przypadków brzegowych: zmiany podwykonawcy, awarii systemu, korekt i reklamacji.

System i narzędzia. Sama wiedza nie wystarczy, jeśli nie ma gdzie jej zastosować. Rejestr kontrahentów, dane o terminie i wysokości wpłat, dokumentacja umów oraz historia współpracy powinny być prowadzone w jednym miejscu i dostępne dla uprawnionych osób. Jeśli firma przyjmuje przedpłaty od klientów, potrzebuje ewidencji pozwalającej szybko ustalić, kto i za co zapłacił.

Przegląd wewnętrzny. Regularna, własna kontrola wybranych umów i płatności pozwala wychwycić problem, zanim zrobi to sąd, inwestor albo organ. Warto okresowo sprawdzać kondycję kluczowych kontrahentów przyjmujących przedpłaty oraz to, czy zapisy umów faktycznie chronią wpłacone środki.

Due diligence to uporządkowany przegląd kontrahenta przed nawiązaniem współpracy — obejmuje m.in. dane rejestrowe, strukturę właścicielską, sprawozdania finansowe, zobowiązania i ryzyka prawne. Badanie sprawozdania finansowego pokazuje z kolei, czy obraz sytuacji finansowej partnera jest rzetelny.

W modelu przedpłat szczególnie istotne są: źródła przychodów, historia terminowych rozliczeń, sposób zabezpieczenia przyjętych wpłat oraz kwestie podatkowe. Bez tych informacji decyzja o wpłacie z góry opiera się głównie na zaufaniu.

Ta sama logika dotyczy każdej firmy, która przyjmuje albo płaci z góry: dostawcy, partnera w projekcie, organizacji czy podmiotu finansującego. Przed przekazaniem pieniędzy warto sprawdzić kondycję drugiej strony, zadbać o zapisy umowne i prowadzić rzetelną ewidencję.

Ryzyko nie znika samo. Zmniejsza je weryfikacja kontrahenta, właściwe umowy i wewnętrzna kontrola — niezależnie od tego, czy rozmawiamy z inwestorem, funduszem, bankiem czy organem.