Odpowiedzialność za cudzy VAT: nowe ryzyko dla firm kupujących usługi doradcze

Sejm przyjął nowelizację ustawy o VAT, która czeka już tylko na podpis prezydenta. Planowane wejście w życie to 1 stycznia 2027 r. Jedną z najważniejszych zmian jest rozszerzenie solidarnej odpowiedzialności nabywcy za VAT sprzedawcy na usługi z nowego załącznika nr 16.

Załącznik ma objąć m.in. usługi doradcze, zarządcze, rachunkowo-księgowe, reklamowe, badawcze, IT i rekrutacyjne. Odpowiedzialność nabywcy pojawi się, gdy zakup takich usług przekroczy 15 tys. zł albo gdy łączna wartość usług nabytych od jednego podmiotu w danym miesiącu, bez kwoty podatku, przekroczy 50 tys. zł.

Mechanizm wygląda następująco: jeśli sprzedawca nie odprowadzi VAT, organ podatkowy może szukać zapłaty u nabywcy, pod warunkiem że wykaże jego wiedzę lub uzasadnione podstawy do przypuszczeń, że do zapłaty nie dojdzie. Ochronę wciąż daje split payment – płatność dzielona na rachunek VAT i rachunek bieżący. Wyjątkiem są sytuacje związane z nadużyciem prawa.

Dotychczas odpowiedzialność solidarna była kojarzona głównie z obrotem tzw. towarami wrażliwymi. Po nowelizacji wejdzie do stałego repertuaru ryzyk przy zakupie usług profesjonalnych, co dla wielu firm będzie nowym doświadczeniem. Eksperci cytowani w artykule zwracają uwagę, że samo sprawdzenie statusu VAT kontrahenta może nie wystarczyć.

Nowe przepisy doprecyzowują przesłanki odpowiedzialności, wskazując m.in. na nierynkowe warunki transakcji lub ceny odbiegające od realiów gospodarczych. W praktyce kluczowe staną się dobrze udokumentowane procedury zakupowe, należyta staranność i zapis biznesowego uzasadnienia transakcji.

Dla wielu firm oznacza to wzrost znaczenia kontroli wewnętrznych i compliance. Warto potraktować to nie jako czysto prawny problem, ale jako element zarządzania ryzykiem finansowym i podatkowym w organizacji.

1. Zidentyfikuj transakcje objęte załącznikiem nr 16 – przejrzyj umowy i kategorie wydatków pod kątem usług doradczych, zarządczych, księgowych, reklamowych, badawczych, IT i rekrutacyjnych. Ustal, które zakupy przekraczają 15 tys. zł jednorazowo lub 50 tys. zł miesięcznie od jednego dostawcy.

2. Określ role i odpowiedzialności – obowiązek weryfikacji nie powinien spoczywać wyłącznie na księgowości. Pracownicy działów zakupów, marketingu, HR i IT, którzy zamawiają takie usługi, muszą wiedzieć, kiedy uruchomić procedurę. Warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za sprawdzanie kontrahentów na białej liście.

3. Przeanalizuj sytuacje nietypowe – ryzyko pojawia się także przy płatnościach na przełomie miesięcy, umowach ramowych, fakturach częściowych czy zakupach od podmiotów powiązanych. W takich przypadkach przekroczenie progów może nastąpić niezauważenie.

4. Dostosuj systemy i narzędzia – w systemie księgowym warto dodać monitoring wartości zakupów od jednego dostawcy w skali miesiąca. Sprawdź, czy bankowość elektroniczna umożliwia szybkie stosowanie split payment i czy procedura jest opisana w instrukcjach. Przydatne będzie też uwzględnienie weryfikacji statusu VAT na białej liście.

5. Wykonaj przegląd wewnętrzny – audyt procesu zakupowego powinien odpowiedzieć na pytania: czy procedury są realnie stosowane, czy istnieje dokumentacja biznesowa transakcji, czy ceny są rynkowe i czy umowy zawierają odpowiednie klauzule. Taki przegląd lepiej zrobić przed wejściem przepisów w życie niż w trakcie kontroli.

Przegląd audytowy lub wsparcie doradcze może pomóc w ocenie, czy firma jest narażona na odpowiedzialność solidarną. Audyt wewnętrzny czyta realny przepływ zamówień, fakturowania i płatności, dzięki czemu identyfikuje słabe punkty, których nie widać w samej polityce zakupowej.

W procesach transakcyjnych, np. przy nabyciu spółki, due diligence powinno uwzględniać również ryzyko VAT po stronie przejmowanych podmiotów. Ocena jakości dokumentacji podatkowej, historii płatności i weryfikacji kontrahentów może istotnie wpłynąć na wycenę i warunki transakcji.

Nowelizacja, która ma wejść w życie 1 stycznia 2027 r., obejmie szeroki krąg przedsiębiorców, nie tylko branże kojarzone dotąd z ryzykiem VAT. Każda firma kupująca usługi niematerialne powinna przygotować się na dwie skuteczne drogi ochrony: stosowanie split payment w newralgicznych transakcjach oraz zbudowanie i udokumentowanie należytej staranności.

Im wcześniej firma wprowadzi wewnętrzne procedury, tym mniejsze ryzyko, że stanie się płatnikiem cudzego podatku. Warto potraktować ten obowiązek jako naturalną część zarządzania finansami i podatkami, a nie jako jednorazową reakcję na nowe przepisy.