Odliczenie VAT od ciężarówki: NSA potwierdza, że liczy się konstrukcja, nie formalności

14 lipca 2026 r. Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt I FSK 2064/23) oddalił skargę kasacyjną fiskusa i potwierdził, że spółka może odliczać 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu ciężarowego od początku leasingu, mimo że dodatkowe badanie techniczne i wpis w dowodzie rejestracyjnym pojazdu zostały dokonane dopiero po dwóch latach.

SpRAWa dotyczyła pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej 1897 kg, z kabiną kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwoziem do przewozu ładunków – spełniającego warunki z art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT (konstrukcja wykluczająca użycie niezwiązane z działalnością). Sąd uznał, że prawo do odliczenia wynika z rzeczywistych cech pojazdu, a dokumenty urzędowe (badanie, wpis) mają charakter jedynie formalny i nie wpływają na istnienie uprawnienia.

Wyrok NSA potwierdza linię orzeczniczą, zgodnie z którą przy odliczaniu VAT od samochodów ciężarowych kluczowe są cechy konstrukcyjne pojazdu (art. 86a ust. 9 pkt 2), a nie data wykonania badań technicznych czy wpisu w dowodzie. To oznacza, że podatnik, który faktycznie używa pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej, może odliczać 100% VAT już od momentu rozpoczęcia użytkowania, nawet jeśli formalności wykonano później.

Dla firm to praktyczne ułatwienie, ale również ryzyko: organy podatkowe mogą kwestionować prawo do odliczenia, jeśli brak jest dokumentacji potwierdzającej cechy pojazdu. Dlatego warto posiadać nie tylko wpis w dowodzie, ale także inne dowody (np. zdjęcia, opisy konstrukcji), które w razie sporu pozwolą wykazać spełnienie przesłanek.

Aby uniknąć sporów z fiskusem i móc w pełni korzystać z prawa do odliczenia VAT, warto systematycznie weryfikować cztery obszary związane z gospodarką pojazdów w firmie.

Ludzie i role: Osoby odpowiedzialne za zakup i użytkowanie pojazdów (np. kierownik floty, dział księgowości) powinny znać przesłanki z art. 86a ust. 9 – nie tylko ogólnie, ale umieć przypisać do konkretnego pojazdu. Warto wyznaczyć jedną osobę do nadzoru nad dokumentacją i terminami badań.

Sytuacje nietypowe: Należy określić zasady postępowania w przypadku leasingu, wynajmu długoterminowego czy zakupu pojazdu używanego. Co zrobić, gdy pojazd spełnia kryteria, ale nie ma jeszcze wpisu w dowodzie? – zgodnie z wyrokiem NSA prawo do odliczenia istnieje od początku, ale warto zgromadzić dowody jego charakterystyki (np. karta pojazdu, zdjęcia wnętrza).

System i narzędzia: Ewidencja przebiegu pojazdu (jeśli wymagana) oraz księgowa powinny umożliwiać wyodrębnienie wydatków związanych z pojazdami o konstrukcji ciężarowej. W przypadku mieszanego użytku automatycznie stosuje się limit 50% – system musi to obsługiwać, aby uniknąć błędów.

Przegląd wewnętrzny: Okresowo warto przeprowadzać audyt wewnętrzny floty samochodowej – sprawdzić, czy każdy pojazd spełniający kryteria ma odpowiednią dokumentację (badanie, wpis), a w razie braku – czy firma posiada inne dowody potwierdzające jego charakter. Regularna weryfikacja pomoże uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli podatkowej.

Przy rozliczaniu VAT od pojazdów warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego, który oceni, czy dany pojazd kwalifikuje się do 100% odliczenia i pomoże w ewentualnym sporze z organami. Audyt wewnętrzny w zakresie podatkowym może również zidentyfikować ryzyka związane z nieprawidłowym odliczeniem VAT i zaproponować działania naprawcze.

Wyrok NSA z 14 lipca 2026 r. to korzystne rozstrzygnięcie dla firm, ale nie zwalnia z dbałości o dokumentację. Kluczowe jest udokumentowanie, że pojazd rzeczywiście ma cechy konstrukcyjne wykluczające użycie prywatne. W każdym podobnym przypadku warto kierować się rzeczywistym stanem faktycznym, a nie tylko formalnościami – ale zawsze z zachowaniem ostrożności i przygotowaniem dowodów na wypadek kontroli.