VAT w epoce cyfrowej: planowane zmiany i checklista dla firm

Na zaplanowanym na 2 września 2026 r. posiedzeniu Rada Ministrów ma rozpatrzyć projekt nowelizacji ustawy o VAT. Jego celem jest z jednej strony uszczelnienie systemu, z drugiej – uproszczenie rozliczeń w handlu transgranicznym. Reforma ma być wdrażana etapami, a najważniejsze rozwiązania miałyby obowiązywać w latach 2027–2029.

Projekt przewiduje rozszerzenie procedury OSS, czyli rozliczania VAT należnego w innych państwach UE za pomocą jednej deklaracji składanej w kraju rejestracji. W planie są też nowe zasady rozliczeń wynikające z unijnego pakietu VAT w epoce cyfrowej (ViDA). Wśród istotnych zmian wskazano również uchylenie procedury magazynu typu call-off stock. Ma ją zastąpić nowy sposób raportowania przemieszczeń towarów własnych, dostosowany do cyfrowego modelu rozliczeń VAT.

Zmiany dotyczą firm, które sprzedają towary klientom w innych krajach UE lub przemieszczają własne zapasy między państwami. Rozszerzenie OSS upraszcza część rozliczeń, ale wymaga od firmy decyzji, czy dana transakcja powinna być rozliczona w ten sposób. Odejście od dotychczasowej procedury call-off stock oznacza z kolei konieczność raportowania przemieszczeń towarów własnych w nowej formie.

To wyzwanie organizacyjne, a nie tylko podatkowe. Jeśli dane o transakcjach są rozproszone między sprzedażą, magazynem i księgowością, ryzyko błędów rośnie. W praktyce oznacza to, że sama zmiana przepisów to dopiero początek – kluczowe jest przygotowanie procesów, systemów i ludzi, zanim nowe obowiązki zaczną obowiązywać.

Zacznij od mapowania transakcji transgranicznych i wyznaczenia właściciela procesu. Sprawdź, które sprzedaże i przemieszczenia towarów są dziś rozliczane w OSS, a które mogą wymagać nowego raportowania. Za przygotowanie nie powinna odpowiadać wyłącznie księgowość – obowiązki warto przypisać także osobom w sprzedaży i logistyce oraz przeszkolić pracowników magazynów i osoby na zastępstwach.

Zweryfikuj, czy systemy księgowe i magazynowe pozwalają odróżnić sprzedaż od przemieszczenia towarów własnych oraz przypisać właściwe procedury (OSS, nowy model raportowania). Przetestuj raporty na danych historycznych i przygotuj scenariusze na sytuacje nietypowe: zwroty, reklamacje, korekty, awarię systemu czy przeniesienie towarów między magazynami w różnych krajach UE.

Wykonaj wewnętrzny przegląd procesów VAT przed wejściem w życie zmian. Może to być audyt wewnętrzny lub przegląd przeprowadzony z doradcą podatkowym, jeśli wątpliwości dotyczą klasyfikacji czynności. Celem jest znalezienie słabych punktów, zanim staną się przedmiotem kontroli lub przyczyną kosztownych korekt.

Nowe regulacje VAT zmieniają nie tylko wysokość zobowiązań, ale także sposób ich wykazywania. Dlatego w firmach handlujących z zagranicą warto przeprowadzić weryfikację danych, na których opiera się raportowanie. Audyt wewnętrzny może ocenić, czy dane o przemieszczeniach towarów są kompletne, spójne i odpowiednio udokumentowane, zanim staną się przedmiotem kontroli.

Podobna logika obowiązuje przy każdej istotnej zmianie regulacyjnej – od raportowania ESG po nowe obowiązki sprawozdawcze. Im wcześniej przedsiębiorca zweryfikuje swoje dane i procesy, tym łatwiej uniknie korekt oraz kosztów związanych z improwizacją po wejściu przepisów.

Planowana nowelizacja to przykład, że zmiany w przepisach podatkowych warto traktować jako projekt biznesowy, a nie wyłącznie zadanie dla księgowości. Firmy, które już teraz zmapują swoje transakcje, przeszkolą personel i sprawdzą systemy, będą w znacznie lepszej pozycji, gdy nowe obowiązki zaczną obowiązywać.

Ta sama zasada dotyczy każdej firmy w podobnej sytuacji – niezależnie od tego, czy handluje w UE, czy dopiero planuje ekspansję. Warto też śledzić kolejne etapy prac legislacyjnych i dopasowywać harmonogram wdrożeń do ostatecznego kształtu przepisów.