VAT, składki i ryczałt pod lupą. Jak firma ma się przygotować na zmiany w podatkach

Deficyt sektora instytucji rządowych i samorządowych wyniósł w 2025 r. 7,3 proc. PKB, a w 2026 r. ma sięgnąć 7,1 proc. Polska pozostaje od lipca 2024 r. objęta unijną procedurą nadmiernego deficytu. Sam deficyt to ok. 280 mld zł, a wysokie wydatki obronne, społeczne i emerytalne oraz koszty obsługi zadłużenia ograniczają możliwość szybkiego uzdrawiania finansów publicznych.

Ekonomiści wskazują kilka kierunków. Piotr Soroczyński, główny ekonomista Krajowej Izby Gospodarczej i były wiceminister finansów, wymienia VAT — podatek o bardzo szerokiej bazie, obejmujący niemal całą konsumpcję. Podatki pośrednie odpowiadają za ponad połowę dochodów budżetowych, a wśród nich dominuje właśnie VAT. W grę wchodzą dwa warianty: podwyżka podstawowej stawki albo przegląd preferencji, czyli zawężenie listy towarów objętych stawką obniżoną lub podniesienie stawki 8 proc. do 9 albo 10 proc.

Łukasz Kozłowski, główny ekonomista Federacji Przedsiębiorców Polskich, ocenia, że państwo wykorzystało już większość „nisko wiszących owoców”. Wskazuje na zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych, zwłaszcza przy umowach zlecenia — z systemu ucieka z tego powodu ponad 5 mld zł rocznie. Jego szacunki mówią o ok. 5 mld zł rocznie z uszczelnienia składek społecznych i kolejnych 5 mld zł z uporządkowania zasad PIT i składki zdrowotnej, a bezpieczną granicą byłoby łącznie ok. 10 mld zł rocznie. Krystian Jaworski, starszy ekonomista w Credit Agricole, dodaje, że trzeci próg podatkowy nie przyniósłby dużych wpływów, bo objęta nim grupa byłaby stosunkowo niewielka, a część osób mogłaby szukać korzystniejszych podatkowo form współpracy.

Najważniejszy mechanizm nie dotyczy samej wysokości stawek, ale różnic między formami pracy. Osoby wykonujące podobną pracę mogą dziś być bardzo różnie obciążone w zależności od tego, czy pracują na etacie, prowadzą działalność gospodarczą, czy współpracują w innej formule. Im większe te różnice, tym silniejsza zachęta do optymalizacji — i tym większe ryzyko, że zmiana w jednym podatku przeniesie się na inne obszary.

Przykładem jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jak tłumaczy Łukasz Kozłowski, kluczową zachętą jest sposób naliczania składki zdrowotnej: po wejściu w najwyższy przedział przychodów osiąga ona określony pułap i nie rośnie wraz z dalszymi zarobkami. Sama obniżka limitu uprawniającego do ryczałtu tego mechanizmu nie eliminuje.

Druga lekcja płynie z VAT. Podatek jest degresywny — gospodarstwa o niższych dochodach przeznaczają na konsumpcję większą część zarobków niż osoby zamożne, więc w relacji do dochodów ponoszą większy ciężar podatku. Każda zmiana stawek lub preferencji ma więc nie tylko wymiar budżetowy, ale i wymiar rozkładu kosztów między grupy konsumentów.

Kto w firmie musi znać te zasady. Nie wystarczy, że orientuje się właściciel. Zmiany dotyczą księgowości (stawki VAT, zasady rozliczeń), kadr i płac (umowy zlecenia, zbiegi tytułów, różne formy współpracy) oraz osób przygotowujących umowy z kontraktorami. Warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za śledzenie projektowanych zmian i przekazywanie wniosków do decyzji. Nowo zatrudnieni i osoby na zastępstwie powinni dostać tę samą informację — najczęściej właśnie przy rotacji personelu dochodzi do rozliczeń prowadzonych „po staremu”.

Przypadki nietypowe, w których łatwo o pomyłkę. Kilka umów zlecenia u jednej osoby, w tym umowy krótkoterminowe i sezonowe. Jeżeli zleceniobiorca odprowadza składki co najmniej od płacy minimalnej z pierwszej umowy, kolejne nie muszą już podlegać obowiązkowym składkom na ubezpieczenia społeczne — to właśnie obszar, który ekonomiści wskazują jako lukę. Do tego dochodzą: przejście pracownika na współpracę B2B, zmiana formy zatrudnienia w trakcie roku oraz przekroczenie progu przychodów uprawniającego do ryczałtu w środku roku.

Czy system faktycznie pozwala stosować zasadę. Znanie przepisu nie wystarczy, jeśli system kadrowo-płacowy nie obsługuje kilku form współpracy jednocześnie, a ewidencja przychodów nie pokazuje, kiedy przekroczono kolejny próg. W części sprzedażowej warto sprawdzić, czy oprogramowanie pozwala szybko przestawić stawki VAT, a dane są przygotowane do pracy w modelu e-faktur. Sensowne jest też policzenie wariantów kosztowych dla stawki 8 proc. podniesionej do 9 lub 10 proc. oraz dla zawężenia listy towarów objętych stawką obniżoną.

Policz scenariusze, a nie pojedynczą stawkę. Skoro ekonomiści rozważają równolegle zmiany w VAT, w składkach i w zasadach PIT, firma powinna przygotować model kosztów dla kilku wariantów jednocześnie. Chodzi o to, żeby decyzja — o formie zatrudnienia, o cenniku czy o umowie z kontrahentem — nie zapadała dopiero po wejściu zmian w życie.

Przegląd wewnętrzny, zanim zrobi to organ. Warto w ustalonych odstępach czasu przejrzeć umowy i sposób rozliczania poszczególnych form współpracy oraz zweryfikować, czy stosowane stawki VAT odpowiadają rzeczywistemu charakterowi sprzedaży. Taki przegląd nie wymaga nowych narzędzi — wymaga częstotliwości i osoby odpowiedzialnej.

Przy takiej liczbie możliwych zmian jakość danych wewnętrznych przestaje być detalem. Rzetelne sprawozdanie finansowe i uporządkowana ewidencja to podstawa, żeby policzyć wpływ różnych wariantów na wynik i płynność firmy. W sytuacjach transakcyjnych — przy pozyskiwaniu finansowania, zmianie struktury właścicielskiej czy wejściu inwestora — ten sam zestaw danych weryfikuje due diligence. Osobno warto pamiętać, że przegląd procesów i kontroli wewnętrznej pozwala wykryć słabe punkty organizacyjne, zanim zrobi to kontrola zewnętrzna.

Propozycje, o których mówią ekonomiści, nie są decyzjami — to scenariusze. Ale mechanizm jest uniwersalny: gdy państwo szuka dochodów, patrzy najpierw na najszersze bazy oraz na różnice między formami rozliczeń. Dla każdej firmy oznacza to jedno: warto zawczasu wiedzieć, jak zmiana stawek, składek lub zasad rozliczeń przełoży się na koszty, i mieć policzone warianty, zamiast reagować po fakcie.

Ta sama logika działa przy rozmowie z bankiem, inwestorem czy kontrahentem — im lepiej uporządkowane dane i umowy, tym łatwiej uzasadnić podejmowane decyzje i przejść weryfikację.