Nierzetelne faktury w organizacji: jak wygląda mechanizm nadużycia i jak się przed nim zabezpieczyć

Prokuratura Okręgowa w Warszawie postawiła lekarzowi Dawidowi K. zarzut oszustwa na mieniu znacznej wielkości w kwocie ponad 583 tys. zł. Zarzut dotyczy przedłożenia nierzetelnych faktur w Szpitalu Południowym. Rzecznik prokuratury prok. Piotr Antoni Skiba poinformował, że sprawa obejmuje kilka miesięcy, gdy lekarz był zatrudniony w szpitalu, i wiąże się z kilkudziesięcioma fakturami przedstawionymi przez medyka.

Zastosowano wobec niego dozór, poręczenie majątkowe w wysokości 200 tys. zł oraz zakaz opuszczania kraju z zatrzymaniem paszportu. Prokuratura podała, że poręczenie zostało już wpłacone. Warszawska prokuratura okręgowa prowadzi dwa śledztwa dotyczące szpitala: pierwsze dotyczy oszustwa na kwotę ponad pół miliona złotych, drugie – nadużycia uprawnień przez funkcjonariusza publicznego.

W drugim wątku, dotyczącym tzw. saloniku VIP, prokuratura przekazała, że dotychczas zebrane dowody w postaci zeznań świadków nie potwierdzają, by pomieszczenie przejęte od Warszawskiego Centrum Chirurgii Kręgosłupa było wykorzystywane inaczej niż przewidziano w regulaminie szpitala. Zabezpieczono monitoring. W zeznaniach kilku świadków, głównie z rejestracji SOR-u, pojawiła się natomiast kwestia skróconej ścieżki udzielania porad. Prokuratura wytypowała kilkanaście osób, które mają być przesłuchane w najbliższych tygodniach.

Istota opisanego mechanizmu jest prosta i powtarzalna: organizacja wypłaca środki na podstawie dokumentu, którego nie konfrontuje z faktycznym wykonaniem usługi ani z wewnętrznym rejestrem. Jeśli nikt nie sprawdza spójności faktury z umową, harmonogramem pracy czy zakresem obowiązków, nadużycie może trwać miesiącami, zanim zostanie zauważone. W sprawie ze źródła mowa jest o kilkudziesięciu fakturach i kilku miesiącach.

Dla inwestora, banku, organu kontroli czy drugiego kontrahenta liczy się nie tylko pojedynczy dokument, ale cały obieg: kto zatwierdza, na jakiej podstawie, czy istnieje opis merytoryczny, czy da się odtworzyć ścieżkę decyzji. Brak takiej ścieżki to nie tylko ryzyko straty finansowej, ale też problem dowodowy – trudno wykazać, że dana pozycja była nierzetelna, jeśli nie ma punktu odniesienia do porównania.

Warto odróżnić dwie rzeczy: samo podejrzenie nadużycia i odpowiedzialność karną. Zarzut to jeszcze nie wyrok; ocena, czy doszło do przestępstwa, należy do organów. Rolą firmy nie jest prowadzenie własnego śledztwa, lecz zabezpieczenie dokumentów i sprawdzenie, czy jej własne procedury zadziałały.

Ludzie i role. Procedura weryfikacji faktur nie może opierać się na jednej osobie. Powinni ją znać nie tylko właściciel i księgowość, ale też kierownicy merytoryczni zatwierdzający zasadność wydatku, osoby prowadzące kontrakty z wykonawcami, kadry przy umowach o pracę i współpracy oraz osoby na zastępstwach i nowo zatrudnieni. Jeśli zatwierdzenie zależy wyłącznie od dobrej woli przełożonego, kontrola nie istnieje – istnieje podpis.

Sytuacje nietypowe. Warto z góry opisać przypadki brzegowe: faktury zbiorcze za kilka miesięcy, korekty i zwroty, rozliczenia z osobami pełniącymi funkcje publiczne lub powiązanymi z firmą, umowy obejmujące jednocześnie kilka placówek lub projektów, dokumenty wystawiane w okresie nieobecności osoby zatwierdzającej. Osobno należy ustalić, co zrobić, gdy dokumentu nie da się zaksięgować z powodu braku podstawy – w takiej sytuacji nie powinno się wypłacać środków tylko po to, by „domknąć” rozliczenie.

System i narzędzia. Sama świadomość zasady nie wystarczy, jeśli system nie wymusza jej przestrzegania. Obieg elektroniczny z obowiązkowym opisem merytorycznym, dwustopniową akceptacją i kontrolą kompletności załączników ogranicza pole na pomyłkę lub celowe działanie. Pomaga też rejestr konfliktów interesów oraz powiązań między osobami zatwierdzającymi a kontrahentami – w sprawach o nadużycia to jedna z pierwszych rzeczy, które sprawdza organ.

Przegląd wewnętrzny. Firma nie powinna czekać, aż obieg dokumentów sprawdzi prokuratura, CBA albo audytor zewnętrzny. Okresowy przegląd wybranej próby faktur, test zgodności z procedurą i analiza wyjątków pozwalają wykryć słabe punkty wcześniej. Warto też prowadzić rejestr sygnałów od pracowników i mieć jasną ścieżkę ich zgłaszania, zanim problem stanie się sprawą publiczną.

Zabezpieczenie dokumentacji. Na wypadek podejrzenia nadużycia warto mieć politykę przechowywania umów, opisów merytorycznych, korespondencji i rejestrów akceptacji. Bez tego firma traci możliwość odtworzenia faktów, a to ona – nie osoba podejrzana – ponosi ciężar wykazania, że środki wypłacono nieprawidłowo.

W sytuacjach podejrzenia nadużycia kluczowe jest ustalenie, jak faktycznie wyglądał obieg dokumentów i przepływ środków. Audyt śledczy służy analizie transakcji, powiązań i anomalii w księgach, a jego celem jest zebranie faktów, a nie zastąpienie postępowania karnego. Uzupełniająco badanie sprawozdania finansowego i szerszy przegląd procesów pozwalają ocenić, czy pojedynczy przypadek jest wyjątkiem, czy objawem luki systemowej.

Przy planowaniu zmian organizacyjnych, połączeń lub wejścia inwestora weryfikacja jakości raportowania i dokumentacji źródłowej bywa częścią due diligence. Jeżeli w firmie pojawiają się dokumenty bez opisu merytorycznego i bez śladu akceptacji, to ryzyko widoczne jest już na etapie przeglądu – i zwykle wpływa na wycenę oraz warunki rozmowy z finansującym.

Niezależnie od branży mechanizm jest ten sam: wypłata następuje szybciej niż weryfikacja, a dokument zastępuje potwierdzenie wykonania. Dlatego pytanie nie brzmi „czy nam się to może zdarzyć”, ale „jak szybko zauważylibyśmy, że faktura nie odpowiada rzeczywistości”. Odpowiedź na nie powinna być częścią przygotowania do rozmowy z inwestorem, bankiem, kontrahentem i kontrolą organu – a także zwykłym elementem zarządzania ryzykiem.

Im wcześniej firma przejrzy własny obieg dokumentów, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że dowie się o problemie z komunikatu prokuratury, a nie z własnego przeglądu.