Nabycie sprawdzające KAS: jak przygotować firmę na kontrolę stawki VAT?

Nabycie sprawdzające to mechanizm wprowadzony w 2022 roku, mający charakter prewencyjny. KAS przeprowadza je w celu weryfikacji, czy przedsiębiorcy prawidłowo ewidencjonują sprzedaż na kasach fiskalnych i stosują właściwe stawki VAT. W 2025 roku wykonano blisko 58 tys. takich czynności, ujawniając nieprawidłowości w ponad 19 tys. przypadków. W pierwszym kwartale 2026 roku liczby te wyniosły odpowiednio 15 tys. i 6 tys. Jak podkreśla szef KAS, mandaty pełnią funkcję edukacyjną, a kontrole są odpowiedzią na analizę ryzyka.

Głośna „afera krewetkowa” z Gdańska, gdzie restaurator został ukarany mandatem 2,5 tys. zł za błędną stawkę VAT na paragonie, pokazuje, że nawet nieumyślny błąd może skutkować sankcją. Dla przedsiębiorców to sygnał, by przyjrzeć się swoim procedurom.

Wzrost liczby nabyć sprawdzających i czynności sprawdzających (w 2025 roku ponad 2,3 mln) wskazuje, że KAS aktywnie monitoruje przestrzeganie przepisów. Choć większość kontroli kończy się wezwaniem do korekty deklaracji, ryzyko mandatu istnieje – szczególnie przy błędach w stawkach VAT czy braku paragonów. Firmy z szarej strefy lub zaniedbujące ewidencję są najczęściej celem, ale dotyczy to także uczciwych podatników, którzy popełnili przypadkowy błąd.

Dlatego warto potraktować te dane jako impuls do przejrzenia własnych procesów podatkowych i sprzedażowych, zanim zrobi to urząd skarbowy.

Oto konkretne kroki, które pomogą zminimalizować ryzyko mandatu i sprawić, że kontrola przebiegnie bezproblemowo:

1. **Ludzie i role**: Upewnij się, że właściciel, księgowa oraz osoby obsługujące kasę fiskalną znają prawidłowe stawki VAT dla każdego produktu lub usługi. Warto przeprowadzić szkolenie okresowe, szczególnie po zmianach stawek.

2. **Sytuacje nietypowe**: Opracuj procedury na przypadki takie jak sprzedaż tuż przed zamknięciem, promocje, zwroty towarów czy poprawki na paragonie. Pracownicy powinni wiedzieć, jak postąpić, gdy pojawi się wątpliwość co do stawki VAT.

3. **System i narzędzia**: Sprawdź, czy kasa fiskalna i system POS są skonfigurowane tak, aby automatycznie stosować właściwe stawki VAT. Regularnie aktualizuj oprogramowanie i testuj poprawne działanie. Upewnij się, że pracownicy potrafią ręcznie skorygować błąd, gdy zajdzie taka potrzeba.

4. **Przegląd wewnętrzny**: Wprowadź cykliczne audyty wewnętrzne – na przykład raz w miesiącu losowo wybierz kilka paragonów i sprawdź poprawność stawek VAT, ewidencję oraz zgodność z danymi sprzedaży. Taki audyt pozwoli wykryć błędy zanim zrobi to KAS.

5. **Wsparcie eksperta**: W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym lub skorzystaj z przeglądu podatkowego. Profesjonalna ocena ryzyka i procedur może uchronić firmę przed kosztownymi sankcjami.

Nawet najlepiej przygotowana firma może popełnić błąd. Dlatego warto rozważyć cykliczny audyt wewnętrzny lub przegląd podatkowy wykonany przez niezależnych ekspertów. Audyt pozwala zidentyfikować słabe punkty w procesach sprzedażowych, ewidencji i naliczania VAT, a także sprawdzić, czy stosowane stawki są zgodne z obowiązującymi przepisami. Doradca podatkowy pomoże również w interpretacji skomplikowanych stawek VAT na specyficzne produkty lub usługi.

Takie działania są szczególnie istotne dla firm, które mają szeroki asortyment lub działają w branżach o zmiennych stawkach VAT, takich jak gastronomia czy handel detaliczny.

Nabycie sprawdzające KAS to realne narzędzie prewencyjne, które może dotknąć każdego przedsiębiorcę. Kluczem do uniknięcia mandatu jest systematyczne dbanie o procedury wewnętrzne, szkolenie personelu oraz regularne audyty. Bez względu na wielkość firmy, warto przyjąć proaktywne podejście do zgodności podatkowej – to inwestycja, która zwraca się w postaci spokoju i uniknięcia kosztownych sankcji.