Milczące załatwienie sprawy podatkowej: co zmieni projekt zmian w Ordynacji podatkowej

Projekt zmian w Ordynacji podatkowej pojawił się w wykazie prac rządu w środę. Zakłada wprowadzenie tzw. milczącego załatwienia sprawy na korzyść obywateli. Rozwiązanie wypracowano w ramach inicjatywy deregulacyjnej zespołu Rafała Brzoski z 2025 r., której celem było ograniczanie zbędnych formalności dla obywateli i przedsiębiorców.

Mechanizm można rozłożyć na trzy kroki. Po pierwsze, podatnik składa wniosek lub żądanie w sprawie objętej takim trybem. Po drugie, organ ma ustawowy termin na wydanie decyzji albo postanowienia — podstawowy termin ma wynosić dwa miesiące, chyba że przepisy dotyczące konkretnej sprawy przewidzą inny termin. Po trzecie, jeśli w tym czasie decyzja lub postanowienie nie zapadnie, a przepisy dopuszczają milczące załatwienie, żądanie podatnika zostaje uznane za uwzględnione w całości.

To nie jest jednak rozwiązanie działające automatycznie we wszystkich sprawach podatkowych. Milcząca zgoda ma dotyczyć wyłącznie tych postępowań, dla których ustawodawca wprost przewidzi taką możliwość. Projekt przewiduje milczące załatwienie m.in. dla niektórych rodzajów wniosków, ale sam tryb nie obejmie każdej sprawy przemilczanej przez fiskusa. Wejście nowych przepisów w życie zaplanowano na 1 kwietnia 2027 r.

Dla przedsiębiorcy kluczowa jest nie sama nazwa instytucji, ale pytanie, czy i kiedy brak reakcji urzędu naprawdę przesądza sprawę na jego korzyść. Skoro tryb obejmie tylko wybrane postępowania, liczy się to, czy konkretna sprawa danej firmy mieści się w katalogu przewidzianym w przepisach.

Znaczenie ma też dyscyplina formalna po stronie podatnika. Mechanizm opiera się na terminie liczonym od złożenia żądania, więc prawidłowe złożenie pisma i udokumentowanie tej daty stają się elementem kalkulacji. Banki, inwestorzy i kontrahenci patrzą przy tym na to, jak firma prowadzi dokumentację spraw urzędowych i czy potrafi wykazać, na jakim etapie jest każde postępowanie.

(a) Ludzie i role. Wiedza o nowym trybie nie może zostać wyłącznie u właściciela i głównej księgowości. Powinny ją znać także osoby, które podpisują i wysyłają pisma do urzędu, pracownicy obsługujący korespondencję, osoby na zastępstwie oraz nowo zatrudnieni. Warto wyznaczyć konkretną osobę odpowiedzialną za rejestrowanie spraw podatkowych i pilnowanie terminów, a nie opierać tego na „ktoś to ogarnia”.

(b) Sytuacje nietypowe. Procedura wewnętrzna powinna odpowiadać na przypadki brzegowe: żądanie niepełne lub wymagające uzupełnienia, sprawa, w której przepisy przewidują inny termin niż podstawowe dwa miesiące, sprawa spoza katalogu objętego milczącym załatwieniem, dwa równoległe postępowania dotyczące tego samego zagadnienia, wycofanie wniosku czy termin przypadający w dzień wolny od pracy. Warto z góry ustalić, kto w takich sytuacjach podejmuje decyzję o dalszym działaniu.

(c) System i narzędzia. Sama wiedza o zasadzie nie wystarczy, jeśli obieg dokumentów jej nie wspiera. Przydaje się rejestr spraw podatkowych z datą złożenia pisma i terminem ustawowym, mechanizm przypomnień przed upływem terminu, skrzynka do doręczeń elektronicznych z jasnym przypisaniem osób odpowiedzialnych, wzory pism oraz archiwum potwierdzeń złożenia. Bez tego trudno wykazać, kiedy żądanie faktycznie wpłynęło.

(d) Przegląd wewnętrzny. Zanim sprawę oceni organ zewnętrzny, firma może sama sprawdzić, czy rejestr jest kompletny, czy terminy są liczone prawidłowo i czy pracownicy faktycznie korzystają z przyjętych wzorów. Taki okresowy przegląd najlepiej przeprowadzić przed zakończeniem roku i przed większymi rozliczeniami.

Przy wątpliwościach co do tego, czy dana sprawa mieści się w katalogu objętym milczącym załatwieniem i jak liczyć termin, właściwym krokiem jest konsultacja z doradcą podatkowym. Osobno warto spojrzeć na organizację obiegu dokumentów i kontrolę wewnętrzną — to obszar doradztwa rachunkowo-finansowego, który pozwala usunąć luki w rejestrach i przypomnieniach.

Zmiany w procedurze podatkowej zwiększają wagę rzetelnej dokumentacji po stronie firmy. Wewnętrzna weryfikacja pozwala ustalić, czy wszystkie pisma wychodzące do urzędu są ewidencjonowane, czy potwierdzenia złożenia są archiwizowane i czy pracownicy stosują aktualne wzory.

Taki przegląd nie zastępuje oceny prawnej konkretnej sprawy, ale porządkuje proces. Dzięki niemu firma wie, w których postępowaniach termin już biegnie, a w których dopiero się rozpocznie.

Ta sama logika dotyczy każdego przedsiębiorcy, niezależnie od branży: nowe uprawnienie daje korzyść tylko wtedy, gdy firma ma porządek w pismach i terminach. Samo oczekiwanie, że brak decyzji automatycznie przesądzi sprawę na korzyść podatnika, jest ryzykowne, bo tryb ma objąć wyłącznie wskazane postępowania.

Dlatego warto zawczasu sprawdzić, jak w firmie wygląda obieg pism urzędowych, kto pilnuje terminów i jak dokumentowane jest każde zgłoszenie. To przygotowanie procentuje także wtedy, gdy część spraw nadal będzie rozstrzygana w zwykłym trybie.