KSeF to dopiero początek – prawdziwe oszczędności leżą w automatyzacji wewnętrznej

Krajowy System e-Faktur standaryzuje wymianę faktur z administracją skarbową, ale – jak podkreśla portal Puls Biznesu – nie rozwiązuje automatycznie problemów wewnętrznych firmy. Nadal trzeba ręcznie akceptować dokumenty, przypisywać koszty do projektów, weryfikować poprawność danych i kontrolować ścieżkę obiegu.

Co więcej, jak zauważa Vaidas Knieža, prezes estońskiego Fiteku, cyfryzacja sama w sobie nie eliminuje ryzyka nadużyć, takich jak fałszywe faktury, podmienione numery rachunków czy duplikaty. Bez odpowiedniego oprogramowania przedksięgowego te zagrożenia pozostają realne.

Rozwiązania takie jak platforma Fiteku działają między otrzymaniem faktury a jej zaksięgowaniem w ERP. Zbierają dokumenty z różnych źródeł (w tym z KSeF), automatycznie odczytują dane, prowadzą przez proces akceptacji, przypisują koszty z wykorzystaniem AI i integrują się z systemami finansowymi. System nie zastępuje ERP, ale go uzupełnia – zapewnia, że do ksiąg trafiają kompletne i zweryfikowane dane.

Dla polskich firm oznacza to możliwość znacznego ograniczenia ręcznej pracy, przyspieszenia obsługi dokumentów i zwiększenia kontroli nad kosztami oraz płatnościami. Fitek, który właśnie uruchomił w Polsce spółkę z o.o. i zatrudnił czteroosobowy zespół, celuje przede wszystkim w średnie organizacje (30–200 pracowników), dla których wdrożenie dużych systemów klasy enterprise jest zbyt kosztowne lub zbyt skomplikowane.

Z danych przytoczonych przez Puls Biznesu wynika, że w Polsce działa niemal 2,9 mln aktywnych przedsiębiorstw, głównie mikro-, małe i średnie. Nawet niewielkie usprawnienia w zarządzaniu fakturami mogą przynieść znaczące korzyści dla płynności finansowej i efektywności. Najlepsze efekty osiągną firmy obsługujące dużą liczbę dokumentów, ze złożonymi procesami zakupowymi lub działające w wielu lokalizacjach – np. spółki produkcyjne, usługowe, banki czy sieci handlowe.

Na polskim rynku najbliższym konkurentem Fiteku jest SaldeoSmart, ale pojawiają się też globalni gracze jak Basware, Coupa czy SAP Ariba. Wybór narzędzia warto uzależnić nie tylko od ceny, ale również od tego, czy dostawca obsługuje sieć Peppol i faktury z zagranicy – to istotne dla firm współpracujących z dostawcami z innych krajów.

Samo wdrożenie KSeF nie wystarczy, by osiągnąć realne oszczędności i zwiększyć kontrolę finansową. Warto rozważyć uzupełnienie systemu o narzędzia do automatyzacji obiegu faktur i procesów przedksięgowych. Dla średnich firm może to oznaczać skrócenie cyklu od wystawienia faktury do zapłaty, redukcję błędów księgowych i lepszą widoczność kosztów.

Zalecane działania: przegląd obecnego obiegu dokumentów – identyfikacja wąskich gardeł i ryzyk; analiza ofert dostawców pod kątem integracji z KSeF, obsługi wielu formatów (Peppol) i wsparcia AI; rozważenie pilotażu z wybranym rozwiązaniem, aby ocenić realny zwrot z inwestycji; konsultacja z doradcą lub biegłym rewidentem w zakresie zgodności procesów z wymogami sprawozdawczymi i podatkowymi.