Kary za KSeF odroczone. Co firmy powinny zrobić z dodatkowym czasem

Projekt przygotowany przez Ministerstwo Finansów koncentruje się na dwóch obszarach. Pierwszy to przesunięcie terminu stosowania kar pieniężnych za nieprawidłowości związane z KSeF. Zgodnie z obecnymi przepisami kary mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., a projekt zakłada odroczenie ich wejścia w życie o rok — do 1 stycznia 2028 r.

W uzasadnieniu resort wskazuje, że odroczenie ma dać czas na dostosowanie się podatnikom objętym okresami przejściowymi. Chodzi m.in. o tych, którzy do końca 2026 r. mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana tymi fakturami w miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Odroczenie ma znaczenie również dla podatników, którzy już stosują KSeF, ale napotykają trudności związane z prawidłowym wdrożeniem rozwiązania — według uzasadnienia zmniejsza to ryzyko niewłaściwego dokumentowania i ponoszenia ewentualnych kar.

Drugi obszar projektu to mechanizm odwrotnego obciążenia podatkiem VAT, czyli sytuacja, w której rozliczenia podatku dokonuje nabywca, a nie sprzedawca. Projekt przewiduje przedłużenie o kolejne 3,5 roku jego funkcjonowania po 31 grudnia 2026 r. w odniesieniu do gazu w systemie gazowym, energii elektrycznej oraz usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych. Ustawa ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r., a projektem rząd ma zająć się we wtorek.

Warto rozdzielić dwie rzeczy, które w przekazie łatwo się zlewają: moment, w którym zaczynają grozić sankcje, i moment, w którym trzeba prawidłowo wystawiać oraz przyjmować faktury w KSeF. Odroczenie dotyczy wyłącznie kar pieniężnych. Sam obowiązek i wynikające z niego wymagania techniczne pozostają, a dane wprowadzone do systemu w okresie bez sankcji i tak trafiają do obiegu dokumentowego firmy.

Z perspektywy przedsiębiorcy okres bez kar to przede wszystkim czas na testy w realnych warunkach: na fakturach korygujących, zwrotach, sprzedaży dokonywanej pod koniec dnia czy w momencie przełączania systemów. Błędy wykryte wtedy kosztują wyłącznie czas na korektę. Te same błędy po 1 stycznia 2028 r. mogą oznaczać sankcje. Drugi wątek projektu — przedłużenie odwrotnego obciążenia dla gazu, energii elektrycznej i uprawnień do emisji — pokazuje dodatkowo, że otoczenie regulacyjne wokół VAT nie jest stabilne i wymaga śledzenia zmian na bieżąco.

Poniższa lista to praktyczna checklista dla podmiotów objętych obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF — niezależnie od tego, czy korzystają z okresu przejściowego, czy już wystawiają faktury elektronicznie.

LUDZIE I ROLE. Po pierwsze, nazwanie osób odpowiedzialnych: kto wystawia faktury, kto je zatwierdza, kto reaguje na odrzucenie dokumentu przez system i kto ma prawo eskalować problem do właściciela. Po drugie, objęcie procedurą nie tylko działu księgowości, ale też handlowca, magazyniera i osoby wystawiającej faktury w zastępstwie — w małych firmach te role często pełni ta sama osoba, a przy urlopie wiedza znika razem z nią. Po trzecie, krótka, pisemna instrukcja dla nowo zatrudnionych: co zrobić, gdy system nie przyjmuje faktury, i gdzie zgłosić nieprawidłowość.

SYTUACJE NIETYPOWE. Procedura powinna wprost opisywać przypadki, w których najłatwiej o pomyłkę: faktury korygujące, zwroty i reklamacje, sprzedaż z datą wsteczną, transakcje z podmiotami zagranicznymi, sprzedaż dokonywaną na kilka minut przed zamknięciem dnia, a także sytuacje, w których kontrahent podaje błędne dane. Warto też zapisać, co robić przy awarii systemu lub braku internetu — bez takiego scenariusza pracownik improwizuje, a improwizacja przy fakturowaniu kończy się błędami w ewidencji.

SYSTEM I NARZĘDZIA. Sprawdzić trzeba nie tylko to, czy oprogramowanie obsługuje KSeF, ale czy faktycznie wymusza poprawne dane: czy waliduje numer identyfikacyjny kontrahenta, czy blokuje wystawienie faktury bez wymaganych pól, czy generuje czytelny log błędów. Osobno warto zweryfikować integrację z systemem sprzedażowym i magazynowym — jeśli dane są przepisywane ręcznie, dodatkowy rok nie zmieni przyczyny pomyłek.

PRZEGLĄD WEWNĘTRZNY. Największą wartość daje okresowa kontrola wyprzedzająca: comiesięczne porównanie liczby wystawionych dokumentów z liczbą transakcji w systemie sprzedażowym, wyrywkowa weryfikacja poprawności danych kontrahentów oraz analiza odrzuceń. Taki przegląd warto zrobić we własnym zakresie, zanim jakiekolwiek nieprawidłowości staną się przedmiotem zainteresowania organów. W przypadku wątpliwości co do sposobu rozliczenia VAT lub kwalifikacji transakcji właściwą rolą jest doradca podatkowy; przegląd samych procesów fakturowania i kontroli wewnętrznej to odrębne zadanie z zakresu doradztwa rachunkowo-finansowego.

Fakturowanie jest procesem, w którym błąd pojedynczej osoby szybko staje się błędem całej ewidencji — dlatego przegląd dokumentacji pod kątem zgodności z wymogami KSeF bywa traktowany podobnie jak audyt wewnętrzny: nie po to, by kogoś ukarać, ale by znaleźć słabe punkty, zanim zrobi to organ zewnętrzny. Doświadczenie pokazuje, że najczęstsze problemy nie leżą w samym systemie, lecz w nieudokumentowanym podziale obowiązków i w ręcznym przenoszeniu danych.

Dodatkowy czas do 2028 r. warto potraktować jak etap testowy: zbieranie własnych statystyk błędów, opisanie ich przyczyn i wdrożenie poprawek. To także argument w rozmowie z bankiem lub kontrahentem, który pyta o jakość dokumentacji finansowej.

Odroczenie kar to rozwiązanie przejściowe i dotyczy jednego, konkretnego obszaru — nie zmienia reguł wystawiania faktur ani nie zwalnia z obowiązku dostosowania systemów. Ta sama logika działa niezależnie od branży i skali: gdy regulator przesuwa termin sankcji, najlepsze firmy wykorzystują go na uporządkowanie procesu i sprawdzenie, czy dokumentacja faktycznie odzwierciedla transakcje.

Warto też pamiętać, że projekt jest na etapie prac rządowych i jego ostateczny kształt może się zmienić. Dlatego plan wdrożenia w firmie powinien opierać się na obecnie obowiązujących przepisach, a odroczenie traktować jako bufor bezpieczeństwa, nie jako podstawę do wstrzymania przygotowań.