120 mld zł nieprawidłowości – czego uczy nas największy audyt środków publicznych

Minister finansów poinformował, że z 177 rozpoczętych audytów dotyczących wydatkowania środków publicznych w latach 2020–2023 zakończono 135. Łączna kwota stwierdzonych nieprawidłowości wyniosła 120 mld zł, czyli około 3% PKB. Audytem objęto 167 podmiotów, w tym ministerstwa, fundacje, stowarzyszenia i instytucje publiczne.

Wykryte nieprawidłowości obejmują wydawanie środków bez podstawy prawnej, omijanie przepisów, niegospodarność, a także celowe fałszowanie dokumentów. Przykładowo, w Ministerstwie Sportu i Turystyki dotacje przydzielane były „według uznania członka kierownictwa” na kwotę 202 mln zł, a w MSZ na 51,5 mln zł. Ponad 100 beneficjentów otrzymało łącznie 400 mln zł dotacji niezgodnie z przeznaczeniem.

W związku z audytami złożono 250 zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, prokuratura wszczęła 200 postępowań, a łączna kwota objęta zawiadomieniami to 106 mld zł. Część nieprawidłowości nie kwalifikowała się do zawiadomienia, np. z uwagi na brak elementu karnego.

Choć opisywane audyty dotyczą sektora publicznego, mechanizmy kontroli i typy nadużyć są uniwersalne. Każda firma, która korzysta z dotacji, subwencji lub funduszy publicznych (np. z KPO, UE, budżetu państwa) może być poddana analogicznej kontroli. Skala wykrytych nieprawidłowości – 120 mld zł – pokazuje, że nawet duże instytucje mają luki w systemach kontroli wewnętrznej.

Wiele z wykrytych nadużyć – jak celowe tworzenie pozorów formalnej poprawności czy „ręczne sterowanie” dotacjami – ma charakter zamierzony, a nie wynikający z pomyłki. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą liczyć się nie tylko z błędami księgowymi, ale z celowym działaniem na szkodę organizacji.

Na podstawie wniosków z audytu sektora publicznego można wskazać praktyczne kroki, które każda organizacja zarządzająca środkami publicznymi powinna wdrożyć:

a) LUDZIE I ROLE: Wyznacz osoby odpowiedzialne za rozliczanie dotacji – nie tylko księgowy, ale też kierownicy projektów. Przeprowadź szkolenia z zakresu prawidłowego dokumentowania wydatków i przepisów o pomocy publicznej. Upewnij się, że osoby na zastępstwach lub nowi pracownicy znają procedury.

b) SYTUACJE NIETYPOWE: Opracuj procedury na wypadek zmiany przeznaczenia środków, przedłużenia projektu, zwrotu niewykorzystanych funduszy czy kontroli zewnętrznej. Sprawdź, czy procedura obejmuje przypadki awarii systemu, zwroty i korekty faktur.

c) SYSTEMY I NARZĘDZIA: Upewnij się, że system księgowy i raportowy umożliwia śledzenie wydatków w podziale na źródła finansowania oraz generuje alerty przy przekroczeniu budżetu. Automatyzacja obiegu dokumentów zmniejsza ryzyko fałszerstw.

d) PRZEGLĄD WEWNĘTRZNY: Regularnie przeprowadzaj audyty wewnętrzne lub zlecaj je zewnętrznemu biegłemu rewidentowi. Celem jest wykrycie nieprawidłowości zanim zrobi to organ kontrolny. Przegląd powinien obejmować zarówno formalną poprawność, jak i faktyczne przeznaczenie środków.

Audyt śledczy (forensic) jest narzędziem dedykowanym do wykrywania celowych nadużyć, takich jak fałszowanie dokumentów czy defraudacja. W przypadku spółek z udziałem Skarbu Państwa lub firm korzystających z dotacji, zatrudnienie biegłego rewidenta z doświadczeniem w audycie śledczym pozwala zidentyfikować ryzyka zanim przerodzą się w zawiadomienia do prokuratury.

Due diligence przy przejmowaniu projektów lub firm z publicznym finansowaniem powinno obejmować weryfikację poprawności rozliczeń dotacji pod kątem zgodności z umową i przepisami. Wykrycie nieprawidłowości na etapie transakcji pozwala uniknąć odpowiedzialności solidarnej i kosztownych postępowań.

Audyty środków publicznych ujawniły, że błędy i nadużycia dotyczą nawet największych instytucji. Żadna organizacja nie jest wyjątkiem – każda zarządzająca publicznymi funduszami powinna traktować audyt jako narzędzie doskonalenia, a nie zagrożenie.

Proaktywne przygotowanie – od szkoleń personelu po regularne przeglądy wewnętrzne – to klucz do uniknięcia sankcji. Transparentność i dokumentowanie każdej decyzji finansowej to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie. Warto też wdrożyć elektroniczny rejestr wydatków analogiczny do planowanego przez Ministerstwo Finansów, by umożliwić bieżącą kontrolę.